不動産業は追客の管理が重要！徹底する方法とおすすめツールを紹介

不動産業において、追客は反響を成約につなげるために欠かせない営業活動の一つです。しかし、日々の営業活動に追われる中で、追客が後回しになったり、対応漏れが発生したりするケースは少なくありません。

実際に「追客の重要性はわかっているが、現場では十分に管理しきれていない」という悩みを抱える営業担当者や店舗責任者の方も多いのではないでしょうか。

この記事では、不動産業における追客管理の基本から具体的な方法、メリット・デメリットについて解説します。効率的に追客するツールや導入事例も紹介しますので、営業効率の改善を目指す方はぜひ参考にしてください。

不動産業の追客の管理とは？

不動産業の追客管理とは、問い合わせや内見後の見込み客について、連絡内容・提案・反応を記録し、次に取るべき行動を明確にして成約へつなげる仕組みです。

高額で意思決定に時間がかかる不動産取引では、追客の精度が成果を左右します。履歴が曖昧だと連絡漏れや提案の行き違いが起きやすく、機会損失を招くからです。

履歴を一元化すれば、担当者個人の記憶に依存せずチームで継続フォローが可能になります。検討状況にあわせた提案が「自分にあう情報が届く」という安心感を顧客に与え、満足度の向上にもつながります。

そもそも追客とは？

追客とは、問い合わせ客や既存顧客に対し、電話・メール・SMSなどで継続的に接点を持ち、検討を前に進める営業活動です。

見込み客と定期的に連絡を取り、新着情報の提案や条件変更の共有などを届け続けます。相手のペースにあわせて頻度と内容を調整し、適切なタイミングで判断を後押しするのです。

最終的な成約へとつなげるためには、信頼形成が欠かせません。状況を丁寧に汲み取り、必要な情報を過不足なく届けられることが、担当者の力量として問われます。

追客管理が重要な理由

追客管理は、不動産営業の「成約率」と「売上」を左右する重要な業務です。不動産は検討期間が長く、初回接触だけでは契約に至りにくい特徴があります。そのため、次にいつ何を提案するかという設計で差が出ます。

検討期間が長いほど、優先度の判断と継続フォローが欠かせません。検討段階や温度感を可視化し、連絡漏れ・遅れを防げば、接点が切れて他社へ流れるリスクを抑えられるでしょう。

加えて、対応の一貫性は安心感を生み、「状況を理解してくれている」と顧客の信頼を得やすくなります。履歴を蓄積すれば、反応がよい連絡タイミングや刺さりやすい情報も分析でき、提案内容や導線の改善に活かせます。

追客管理の方法

追客管理にはいくつかのアプローチがあり、会社の規模や営業スタイルによって最適な方法は異なるものです。アナログな手法からデジタルツールの活用まで、不動産業で活用される代表的な管理方法とその特徴について解説します。

CRM／SFA

CRM（顧客関係管理システム）やSFA（営業支援システム）は、顧客情報、反響履歴、対応履歴、案件状況を一元管理し、追客状況を可視化するシステムです。

リマインドやステータス管理など、対応漏れや属人化を防ぐ機能が充実しています。担当者が不在でも他のメンバーが状況を把握できるため、チーム全体での対応力が高まるでしょう。

顧客の行動履歴や反応データを分析すれば、効果的な営業アプローチを見出すことも可能です。初期導入にはコストや教育の負担がかかりますが、中長期的には営業効率と成約率の両面でリターンが期待できます。

顧客数や案件数が多い不動産会社ほど効果を発揮し、成約率向上につながりやすい管理手法です。

不動産業向けCRMについて、詳しくはこちらの記事も参考にしてください。
⇒不動産業向けCRM（顧客管理システム）とは？すぐにわかる導入メリットと選定ポイント

MA（マーケティングオートメーション）

MA（マーケティングオートメーション）は、メール配信やフォロー連絡を自動化し、継続的な追客を効率よく行えるツールです。

顧客の反応（メール開封や物件詳細ページの閲覧）をもとに興味度を測れるため、タイミングを見計らった追客が行いやすくなります。長期検討顧客や休眠顧客の掘り起こしに強く、追客の質を高められる点が特徴です。

MAを活用すれば、営業担当者は手動で連絡する負担を大幅に減らしながら、継続的な接触を維持できます。

エクセル・Googleスプレッドシート

エクセルやGoogleスプレッドシートは、多くの企業ですでに導入されており、追加コストをかけず手軽に始められる管理方法です。

顧客名、連絡日、対応内容、次回アクション予定日などを記録し、一覧で確認できるため、シンプルな管理には十分対応できます。

ただし手入力が中心で、入力ミスや更新忘れが発生しやすい点には注意が必要です。顧客数が増えるとデータが重くなり、過去の履歴を探すのが困難になるケースもあります。

小規模なチームや開業当初の段階では有効ですが、事業規模が拡大した際には専用ツールへの移行を検討するとよいでしょう。

エクセルでの顧客管理方法について詳しく知りたい方は、こちらもご覧ください。
⇒不動産の顧客管理をエクセルで行う方法｜おすすめ機能と併せて紹介

カレンダー・タスク管理

GoogleカレンダーやToDoリストアプリなどを利用して、追客の予定を管理する方法です。

「◯月◯日にA様へ電話」のように、アクションベースで予定を組むため、直近のやるべき作業が明確になります。シンプルで個人の営業担当者には使いやすい反面、顧客の情報や過去のやり取りの詳細を記録するツールとしては不向きです。

スケジュールの備忘録としての役割が強いので、顧客情報を管理する別の台帳と併用して運用するのが望ましいでしょう。

追客管理のメリット

追客管理を徹底すれば、反響を一過性の対応で終わらせず、成約につながる営業活動へと発展させられます。

ここでは、追客管理の具体的なメリットを紹介します。

成約率の向上

最大のメリットは、成約率の向上です。顧客の状況にあわせてこまめにフォローすれば、他社への流出を防ぎ、自社を選んでもらえる確率が高まります。

例えば、検討意欲が高まったタイミングを見逃さずに物件を提案できれば、内見や契約への移行がスムーズになります。

顧客と長く関係を続けることで、同じ反響数でもより多くの契約を獲得できるでしょう。

追客漏れ・対応忘れの防止

追客管理をすることで、日々の忙しさに紛れて連絡を忘れてしまうリスクを大幅に減らせます。システムで「反響が入った直後の対応状況」や「今日連絡すべき顧客」が可視化されていれば、担当者は迷わずにアクションを起こせるからです。

特に不動産営業は外出や接客で時間が不規則になりがちですが、管理の仕組みがあれば、隙間時間を活用して効率的にフォローできます。

初動対応スピードの改善

追客管理が整っていれば、新規の問い合わせ状況をリアルタイムで把握でき、即座に架電やメールなどの対応が可能です。

初回対応が早いほど顧客の信頼を得やすく、他社との差別化にもつながります。特に競争が激しい不動産業では、スピード感のある対応が強みとなるでしょう。

追客管理により反響情報が即座に共有されるため、担当者がすぐに動ける体制が整います。

顧客ニーズにあった提案の実現

過去のヒアリング内容や提案履歴、顧客の反応を残しておくと、提案の精度が上がります。

例えば、「以前、日当たりを気にされていたので、今回は南向きの物件をご用意しました」などと伝えられます。希望条件や気になっていたポイントを踏まえた提案は、顧客の心に響くものです。

追客管理で情報が蓄積されると、一方的な売り込みではなく、顧客の悩みや希望に沿った提案ができるでしょう。結果として満足度が高まり、紹介やリピートにもつながるのです。

営業活動の優先順位付けが可能

すべての顧客に同じペースで対応するのは現実的ではありません。追客管理で「今すぐ動きそうか」「いつ頃決めそうか」といった温度感や検討時期を整理できれば、成約に近い顧客から優先して対応できます。

一方、長期検討の顧客は定期メールで接点をつなぐなど、メリハリのある営業活動が可能になります。優先度に応じて時間を配分できるため、無駄な追客が減り、営業全体の生産性が向上するでしょう。

属人化の解消と情報共有の促進

担当者個人のスキルや記憶に依存する「属人化」を防げる点も大きなメリットです。追客履歴を共有しておけば、担当者が不在でも別のスタッフが状況を把握し、スムーズに引き継げます。

さらに、成果が出ている営業の追客方法をチームで見える化すれば、新人教育や組織全体のスキルアップにも役立ちます。対応の質を全体でそろえられると、顧客にとっても安心感が増し、信頼につながるのです。

追客管理のデメリット

追客管理は多くのメリットがある一方で、導入や運用には一定のコストと労力がかかります。特に仕組みづくりが不十分な状態では、かえって非効率になる可能性もあるため注意が必要です。

ここでは、主なデメリットや課題を整理します。

管理工数の増加

情報を正確に管理するほど、入力や確認の手間は増えます。入力ルールを細かくしすぎると、現場の負担が重くなり、営業活動の時間を削ってしまうかもしれません。

入力項目は必要最小限に絞り、自動化できる作業は積極的にツールを活用するなどの工夫が必要です。

管理自体が目的化しないよう、成果につながっているかを定期的に確認してください。

データ入力負担の発生

追客管理では、反響内容、対応履歴、検討状況などを継続して記録します。項目が多いと入力漏れや更新遅れが起きやすくなり、データの精度が落ちるものです。情報が古いままでは優先順位づけや提案内容の判断を誤り、追客の効果が出にくくなります。

負担を減らすには、直感的に入力できるツールを選びましょう。定型項目は選択式やテンプレートで補い、手入力を最小限にします。入力のタイミングを営業フローに組み込めば、後回しを防ぎ、記録の抜け漏れを防ぎやすくなります。

運用定着までに時間が必要

新しい管理手法やツールは、導入しただけでは現場に定着しません。従来のやり方に慣れているほど、変更に抵抗や不満が出ることもあります。

また、操作方法を覚えるための教育も必要です。導入直後は入力・確認の工程が増え、商談や提案に使える時間が一時的に減ることがあります。短期の成果だけを追うのではなく、定着までの期間を見込んだ運用が求められるでしょう。

定着を促進するには、導入初期に丁寧な研修を実施すること、運用中に出た課題を都度改善すること、成功事例を社内で共有することなどが効果的です。

追客管理におすすめのツール

現場の負担を抑えつつ追客管理を効率化するには、不動産実務に特化したツールの導入が有効です。顧客情報、反響、対応履歴を一元管理できれば、手作業や担当者の記憶に依存した運用を減らせ、成約機会を逃しにくくなります。

そこでおすすめなのが、不動産業務に特化したクラウドシステム「Facilo（ファシロ）」です。顧客管理に加えて、追客を継続しやすくする豊富な機能を備えています。

特徴の一つは、顧客ごとに自動生成される「専用マイページ」です。営業担当者は、物件情報をマイページに送るだけで、顧客の閲覧状況や関心のある物件をリアルタイムで把握できます。

「どの物件をどのくらい見ているか」がわかるため、提案内容を判断しやすく、連絡のタイミングを逃しません。物件提案やチャット連絡も直感的な操作で行え、入力作業などの事務負担も大幅に軽減されます。

追客システムについて詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
⇒不動産業を効率化する追客システムとは？選び方やおすすめツールも紹介

追客管理ツール導入時の注意点

追客管理ツールは、営業活動を効率化し成約率を高める有効な手段ですが、導入の進め方を誤ると十分な効果を発揮できません。目的が曖昧なまま導入すると、現場に定着せず形骸化するおそれがあります。

ここでは、追客管理ツールを導入する際に特に注意すべきポイントを解説します。

導入目的と解決したい課題の明確化

まず、自社が抱える具体的な課題とツールで達成したい目的を明確にしましょう。

• 追客の抜け漏れをゼロにする
• 提案メール作成の時間を短縮する
• チームでの情報共有を強化する

目的がはっきりしていれば、必要な機能も絞り込まれ、自社に最適なツールを選定しやすくなります。導入後の効果測定も行えて、投資対効果を検証できるのです。

現場の営業フローとの連動性を確認

どれほど機能が充実していても、既存の業務フローにあわなければ定着しません。例えば、外出が多い営業担当者にとって、スマートフォンで操作しにくいツールは使い続けられないでしょう。反響対応から追客、成約までの流れに無理なく組み込めるかも確認が必要です。

導入前には担当者にデモを操作してもらい、「現行業務に取り入れられるか」「入力の手間は許容できるか」をヒアリングしてください。現場での使いやすさを見極めたうえで、必要に応じて業務フローの見直しも検討します。

費用対効果を踏まえたツール選定

ツール導入には、初期費用や月額費用などのコストが避けられません。価格だけで選ぶと必要な機能が足りず、反対に高機能なツールを契約しても使いこなせなければ投資が無駄になります。

自社の規模や顧客数、想定できる成約数の増加幅を試算し、費用に見合う効果が見込めるかを判断しましょう。無料トライアルを活用し、操作性や業務負担の軽減度合いを確認してから本契約を結ぶと安心です。

追客管理ツール導入の成功事例

追客管理ツールを導入し、実際に成果を上げている不動産会社の事例を紹介します。導入の背景や具体的な活用方法、得られた効果を知れば、自社での導入イメージを具体化できます。

三菱地所ハウスネット

三菱地所ハウスネットは、お客様ごとの希望条件や過去の提案物件を、一元管理しきれない点が課題でした。あわせて、「この物件を見たい」という内見希望をお客様側から受け取りにくい状況もありました。

そこで、不動産業務の管理ツール「Facilo」を導入し、1人のお客様に対して「サブ担当機能」を活用。担当者間で情報を共有しやすくなり、社内の連携がスムーズになりました。

さらに、お客様に「マイページ」を利用してもらうことで、ボタン操作だけで内見希望を送れるようになりました。地図上で複数物件の位置関係や距離を確認できるため、内覧スケジュールも組み立てやすくなっています。

導入後は、物件提案にかかる時間が約30分から約10分へ短縮されました。業務の無駄が減り、効率的に動ける体制が整っています。お客様との接点も増え、納得感のある取引につながったことも成果の一つです。

参照：Facilo導入事例「三菱地所ハウスネット」

株式会社東宝ハウス国分寺

株式会社東宝ハウス国分寺では、顧客の管理が属人的で、購入検討度が把握しづらく、的外れな提案が発生していました。紙ファイルの整理にも1日約1時間かかり、提案に使える時間を圧迫。長期追客を効率化する仕組みも整っていませんでした。

そこで「Facilo」を導入し、顧客情報と提案履歴の一元管理に取り組みました。購入検討度を見える化し、フォルダ分けやコメント機能により、提案内容の重複も防ぎやすくなっています。

さらに、お客様にはマイページ上で物件を「お気に入り」「ごみ箱」に振り分けてもらうことに。好みや優先条件を把握しやすくなり、提案の精度とスピードが向上しました。

提案効率の改善により、入社後8か月間受注がなかった新人でも、月1〜2件の成約を継続的に獲得できるようになりました。長期追客の運用も整い、対応できる顧客数は約2倍に増えています。

参照：Facilo導入事例「株式会社東宝ハウス国分寺」

追客管理に関するよくある質問

ここでは、追客管理に取り組む際、現場からよく寄せられる疑問についてお答えします。

• Q1. 追客管理はどのくらいの規模の会社から必要ですか？
• Q2. 追客頻度はどのくらいが適切ですか？
• Q3. ツールを導入しても営業担当者が使ってくれないのですが…

Q1. 追客管理はどのくらいの規模の会社から必要ですか？

追客管理は会社の規模に関わらず重要であり、特に月間の反響数が10件を超える場合や、複数の営業担当者がいる場合には導入するのがおすすめです。

小規模事業者の場合、エクセルやスプレッドシートを使った簡易的な管理でも対応漏れを防げます。事業が成長するにつれて専用ツールへの移行を検討するとよいでしょう。

Q2. 追客頻度はどのくらいが適切ですか？

顧客の検討段階によりますが、一律のルールで縛りすぎないのがポイントです。熱度の高い顧客には密に連絡を取り、長期検討客には隔週や月1回のメールフォローなど、負担にならない距離感を保つのも大切です。

追客管理ツールの閲覧ログなどを参考に、顧客が動いているタイミングで連絡するのがベストといえるでしょう。

Q3. ツールを導入しても営業担当者が使ってくれないのですが…

現場での定着が進まない主な原因は、使いにくさや業務フローとの不一致、導入目的の共有不足です。まずは営業担当者の声を聞き、どこに負担を感じているのかを把握しましょう。

そのうえで、入力項目を減らす、操作を簡略化する、研修を充実させるといった対策が有効です。また、ツールを使うことで得られるメリット（成約率向上、業務効率化など）を具体的に示し、現場の納得感を得るのも重要になります。

まとめ｜追客管理で成約率を高め、安定した営業成果を実現しよう

不動産業における追客管理は、反響を成約へつなげるための重要な取り組みです。顧客情報を整理し、状況にあった提案をすれば、顧客からの信頼獲得にもつながります。

エクセルなどの身近なツールから始める方法もありますが、顧客数や案件数が増えると、入力負担や共有の手間が課題になりがちです。組織として追客を仕組み化するなら、追客システムの活用が選択肢になります。

不動産仲介業務に特化した「Facilo（ファシロ）」は、追客管理をはじめとする営業活動全般を効率化できるツールです。顧客情報の一元管理から物件提案、進捗管理まで、不動産営業に必要な機能が統合されており、現場での使いやすさにこだわった設計となっています。全国1,500店舗以上が導入し、成約率200％増の実績もあります。

「追客が続かない」「管理が煩雑で手が回らない」と感じている場合は、ぜひ一度Faciloのサービス資料をダウンロードして、自社の課題にあうか検討してみてください。