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不動産業を効率化する追客システムとは?選び方やおすすめツールも紹介

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不動産仲介業務では、問い合わせ後の「追客」が成約率に影響します。しかし、担当者によって対応にバラつきが生じたり、忙しさのあまり連絡が途切れたりして、見込み顧客を取りこぼすケースも少なくありません。

そこで注目されているのが「追客システム」です。追客システムを活用すれば、顧客情報の一元管理から自動フォロー、対応履歴の蓄積まで、煩雑な業務を仕組み化できます。

この記事では、不動産業における追客システムの機能や導入メリット、失敗しない選び方について解説します。業務効率化と成約率アップのヒントとして、お役立てください。

不動産業の追客システムとは?

追客システムとは、問い合わせや来店後の見込み顧客に対して、継続的かつ効率的にフォローするための管理ツールです。

従来の手作業やエクセル管理では、業務が担当者の記憶や経験に依存しやすくなります。そのため、対応漏れや属人化が起こりやすく、成約機会を逃す原因となっていました。

追客システムを活用すれば、顧客情報や反響内容、対応履歴を一元管理し、自動リマインドや通知機能で確実なフォローを実現できます。顧客対応の質とスピードが安定し、顧客満足度や成約率の向上につながるでしょう。

不動産業に追客が重要な理由

不動産は購入単価が高く、検討期間が長い商材のため、問い合わせ直後に成約するケースは多くありません。

ほとんどの顧客は複数の物件や不動産会社を比較検討し、時間をかけて意思決定を行います。そのため、顧客が検討している期間中に、定期的な情報提供や状況伺いの連絡を継続することが欠かせません。

適切なタイミングでの追客は、顧客との信頼関係を築き、他社への流出を防ぐ効果があります。追客の質とスピードが、最終的な成約率を左右するのです。

追客システムの機能

追客システムには、不動産業の営業活動を効率化し、成約率を高めるためのさまざまな機能が搭載されています。顧客情報や反響情報の管理だけでなく、自動追客や対応履歴の蓄積など、手作業では管理しきれない業務を仕組み化できる点が大きな特徴です。

ここでは、追客システムの主な機能について解説します。

顧客・反響情報の一元管理

ポータルサイトやホームページからの反響を自動で取り込み、一元管理できる機能は追客システムの基本です。

顧客の氏名や連絡先だけでなく、希望条件や問い合わせ内容も紐づけて管理できるため、手入力の手間やミスを防げます。

顧客情報と反響内容を紐づけて管理すれば、過去のやり取りをすぐに確認でき、担当者間での共有もスムーズになります。

自動追客・リマインド

あらかじめ設定したルールに基づき、自動で追客メールを配信したり、担当者に再連絡のタイミングを通知したりする機能です。

例えば、内見後3日経過した顧客や、一定期間反応がない顧客に対して自動でリマインド通知を出すと、担当者は確実にフォローアップできます。

忙しい営業活動の中でも、システムが適切なタイミングを教えてくれるため、担当者の作業負担を減らしながら、安定した追客体制を構築できるでしょう。

対応履歴の保存

追客システムでは、電話やメールの内容、来店時の会話内容、内見した物件などの履歴を時系列で保存できます。「以前どのような提案をしたか」「お客様が何に興味を示したか」がすぐに分かるため、状況にあった提案やフォローがしやすくなります。

担当者が変わっても履歴を見れば状況を把握できるので、スムーズな引き継ぎが可能です。情報の引き継ぎ漏れによる顧客の不信感を防ぎ、誰が対応しても同じ品質で接客できます。

顧客ステータス・案件管理

検討段階や希望条件ごとに顧客ステータスを分類できる機能は、営業活動の優先順位付けに役立ちます。例えば、以下のような段階ごとに顧客を分類すると、見込み度の高い顧客を優先的に追客できるでしょう。

  • 初回問い合わせ
  • 内見済み
  • 申込検討中
  • クロージング段階

どの案件がどの段階にあるのか一目で把握でき、次に取るべきアクションが明確になります。管理者にとっても、チーム全体の営業状況を把握しやすく、適切な指示やサポートにつなげられます。

メール・SMS一括配信

条件にあう顧客を絞り込んで、メールやSMS(ショートメッセージ)を一括で送れる機能です。新着物件やキャンペーン情報などをタイミングよく配信すれば、顧客との接点を定期的に作れます。

SMSは開封されやすい一方で、メールは写真や詳細情報を載せやすいのが特長です。目的に応じて使い分けると、反応率アップが期待できるでしょう。

一斉配信でも、顧客の希望条件(エリア・価格帯・間取りなど)にあわせて内容を出し分けられるため、「自分向けの情報が届いた」と感じてもらいやすくなります。

手作業で一人ずつ送る手間を減らしながら、丁寧なフォローを実現できる効率的な追客方法です。

スケジュール管理

追客予定や内見日程、再連絡の期限をシステム上で管理できる機能は、日々の営業活動を円滑に進めるために欠かせません。個人だけでなくチーム全体のスケジュール共有が可能となり、対応遅れやダブルブッキングを防げます。

自動リマインド機能と組み合わせれば、業務の精度が向上し、顧客対応の質が高まります。

追客システムを導入するメリット

追客システムは、連絡や管理の手間を減らすだけでなく、見込み顧客へのアプローチを最適化して成約率を高めるためにも役立つツールです。

ここでは、導入によって得られる具体的なメリットを紹介します。

追客漏れ・対応忘れの防止

追客予定や再連絡期限を自動で管理でき、対応漏れを効果的に防げます。

営業担当者は複数の顧客を同時に対応しているため、記憶だけに頼ると必ず漏れが発生するものです。システムを導入すると自動で通知してくれるので、忙しい状況でも確実にフォローでき、商談機会を逃しません。

属人的な管理に頼らず、誰でも同じ水準の追客対応が可能です。営業チーム全体の底上げにつながります。

初動対応スピードの向上

自動返信メールやSMSを活用することで、反響発生と同時に通知が届き、素早い初期対応が実現します。担当者不在時や営業時間外でも即時対応でき、顧客に安心感を与えられます。

問い合わせ直後は顧客の検討意欲がもっとも高いタイミングです。ここで素早く連絡できれば、他社に先を越されにくく、競合との差もつきやすくなります。初動対応のスピードが上がるほど、成約につながる確率も高まります。

成約率の向上につながるフォローが可能

検討段階に応じた定期フォローを自動化でき、顧客との接点を継続できます。メールの開封や物件閲覧、資料ダウンロードなどの行動履歴をもとに関心を把握し、ニーズにあうパーソナライズされた提案も可能です。

  • 内見後の反応が薄くなってきた顧客に、類似物件を追加提案する
  • 価格面で迷っている顧客に、値下げ情報や新しい条件変更を案内する
  • 購入時期が近い顧客に、住宅ローン金利の動きや資金計画の情報を届ける

タイミングを逃さない追客により、他社への流出を防げます。長期検討顧客とも関係性を維持し、最終的な成約につなげやすくなるでしょう。

顧客情報の一元管理による業務効率化

追客システムを導入すると、顧客情報はもちろん、反響内容や対応履歴までを一つの画面で管理できます。複数の管理表や別ツールを行き来する必要がなくなり、必要な情報を探す手間が減るため、確認作業がスピーディーになるのです。

事務作業に取られていた時間を、新規開拓や提案準備に充てることで、営業活動全体のパフォーマンスが向上するでしょう。

優先順位付けによる営業活動の最適化

顧客の反応やステータスに基づいて、優先的に対応すべき顧客が明確になります。「今すぐ契約したい」「3か月後に購入予定」「情報収集中」といった見込み度を可視化し、成約に近い顧客から順にアプローチできます。

すべての顧客に均等に時間を割くのではなく、確度の高い顧客に時間と提案を集中できるのが大きなメリットです。無駄な追客を減らし、成果につながる行動にリソースを割けるため、限られた人員でも高い成果を出せる体制を構築できます。

チーム内の情報共有と属人化の解消

追客システムに、成果が出ている担当者の「連絡の流れ」や「メール文面」をテンプレートで登録しておけば、チーム全体で同じ型を使えます。

成約につながりやすい追客メールの文面や、連絡の最適なタイミングを共有すれば、経験の浅いスタッフでも迷わず対応できるでしょう。営業品質のバラつきも抑えられます。

個人のやり方に依存していると、休暇・異動・退職のたびに対応が止まったり、引き継ぎがうまくいかなかったりするものです。追客を仕組み化することで属人化を防ぎ、組織として安定して成果を出せます。

追客システムを導入するデメリット

追客システムは営業効率や成約率を高める有効なツールですが、導入すれば必ず成果が出るわけではありません。費用面や運用面の課題を理解せずに導入すると、現場に定着せず形骸化してしまうケースもあります。

ここでは、追客システム導入時に注意すべき代表的なデメリットを紹介します。

導入費用・月額費用が発生する

追客システムは初期費用や月額利用料が発生します。利用人数や機能が増えるほど費用も上がるため、小規模事業者には負担に感じる場合もあるかもしれません。

導入を決める前に、「今の追客にどれだけ時間がかかっているか」を整理します。システム導入でどれくらい工数が減るかを見積もって、費用対効果を確認しましょう。

運用定着までに時間がかかる

導入直後は入力や操作に慣れず、業務効率が一時的に下がることがあります。ルールが定まらないまま使い始めると、活用方法が担当者ごとにバラつきやすくなるのです。

対策としては、導入初期に「システム推進担当者」を決め、現場の疑問や不満を吸い上げながら運用ルールを整備すると効果的でしょう。全員一斉に切り替えるのではなく、一部のチームで試験運用してから全社展開する段階的アプローチも有効です。

成功事例を社内で共有し、メリットを実感してもらえば、自然と定着が進みます。

操作の習得に教育を要する

ITツールに不慣れなスタッフが多い場合、操作教育に時間と手間がかかります。使い方が理解されないと、手作業やエクセルに戻ってしまうケースもあるのです。

マニュアル整備やサポート体制の活用が、スムーズな導入につながります。ベンダーが提供する導入支援サービス(初期設定代行、操作研修、マニュアル作成など)を利用すれば、教育負担を大幅に軽減できます。

自社にあわない可能性がある

業務内容や営業スタイルにあわないシステムを選んだ場合、使いづらさが目立ちます。機能が多すぎると操作が複雑になり、現場で敬遠されやすくなるのです。

逆に、必要な機能が不足していると、結局別のツールを併用することになり、かえって業務が煩雑化するおそれもあります。

導入前には、必ず無料トライアルやデモ画面で実際の業務フローを試し、自社の営業スタイルにあうかを確認してください。

追客システムの選び方

追客システムは、どれを選んでも同じ成果が出るわけではありません。不動産会社ごとに営業スタイルや人員体制が異なるため、自社にあわないシステムを選ぶと定着せず、十分な効果を得られないこともあります。

ここでは、追客システム選定時に必ず確認しておきたいポイントを7つ紹介します。

自社にあった機能があるか確認する

まずは自社の営業フローや課題を洗い出し、必要な機能を明確にします。例えば以下のように、課題に直結する機能を軸に選ぶのがポイントです。

  • メール作成に時間がかかる:テンプレートや自動帯替え機能が充実したもの
  • 追客漏れが多い:リマインド機能が備わったもの

まずは「最低限必要な機能」で比較し、次に「あれば便利」「将来使いたい」機能を足していくと、過不足のないシステムを選定できます。

反響管理・追客機能の充実度を見極める

ポータルサイトからの反響がスムーズに取り込めるかは必須の確認事項です。主要なポータルサイトとAPI連携しているシステムであれば、問い合わせ情報が自動でシステムに登録され、手入力の手間が省けます。

また、単にメールを送るだけでなく、顧客がメールを開封したか、紹介した物件ページのどこを見たかなどを分析できる機能があると、より精度の高い追客が可能です。

「メールを開封したが物件は見ていない」なら電話でフォローする、「特定の物件を何度も閲覧している」ならその物件で商談を進めるなど、データに基づいた戦略的なアプローチができます。

操作性が高く現場で使いやすいか

営業スタッフが直感的に操作できることも大切です。画面が見やすいか、直感的に操作できるか、スマートフォンでもストレスなく使えるかなど、実際の利用シーンを想定して確認します。

入力項目が多すぎると現場の負担になるため、必要最小限の情報で運用できるシンプルな設計が好まれるでしょう。

通知・リマインド機能があるか

忙しい営業担当者をサポートするためには、プッシュ型の通知機能が有効です。自分から確認しなくても、システム側から「そろそろ連絡のタイミングです」「新着物件が出ました」と教えてくれる仕様であれば、追客漏れを確実に防げます。

通知のタイミングや頻度を柔軟にカスタマイズできるかも確認しましょう。顧客の状況にあわせた最適なタイミングで自動リマインドされる機能があれば、追客の成功率が格段に上がります。

顧客情報・対応履歴を一元管理できるか

顧客情報だけでなく、反響内容ややり取りの履歴までを一つの画面で確認できるかをチェックします。顧客とのすべてのやり取りが一箇所に集約されていれば、急な問い合わせにも的確に対応でき信頼感につながるでしょう。

担当者が変更になっても、履歴を見れば経緯がすぐ分かるので引き継ぎがスムーズです。情報が分散しないことで、誰が対応しても品質がブレにくくなり、チームとして安定した営業活動が行えます。

導入費用とランニングコストのバランスを見る

初期費用・月額費用・オプション料金まで含めた総コストを把握します。見積もり時に明示されていない費用が後から発生するケースもあるため、契約前に詳細を確認することが大切です。

利用人数の増加や機能追加による費用変動も考慮する必要があります。費用に対して、業務効率化や成約率向上が見込めるかを検討してください。安さだけで選ばず、長期的な費用対効果を見据えて判断しましょう。

サポート体制と運営会社の信頼性を確認する

導入後の設定サポートや、運用のアドバイスが受けられるかは定着率に影響します。不動産業界に特化した知見を持つ運営会社であれば、業界特有の悩みにも的確なアドバイスが期待できるからです。

サポートの対応時間(平日のみか土日祝も対応か)や、問い合わせ方法(電話、メール、チャットなど)も確認しましょう。

長期的に使い続けることを考えると、運営会社の経営状況や実績も確認しておくと安心です。導入実績が豊富で、継続利用率が高いシステムは、それだけ現場で使いやすく、サポートも充実している証拠といえます。

追客活動の最適化におすすめのシステム

追客活動を仕組み化し、成約率を安定して高めるためには、反響管理、顧客管理、追客を一体で運用できるシステムの導入が効果的です。特に不動産業では「初動対応の速さ」「継続フォロー」「顧客体験の質」が成果を左右します。

クラウド型の不動産特化ツール「Facilo(ファシロ)」は、ポータルサイトの反響を自動で取り込み、顧客情報と物件情報を一元管理できるのが特徴です。顧客ごとに自動生成されるマイページを通じて、複数物件の比較検討をスムーズにし、顧客体験の質も向上します。

さらに、マイページ上の閲覧履歴を把握できる顧客ログ機能で、関心が高まったタイミングを逃さず追客可能。テンプレートや帯替え自動化により、返信も短縮できます。導入は全国1500店舗以上で、成約率200%増の事例もあります。

追客システムの導入で効率化に成功した事例

追客システムを導入することで、どのような成果が得られるのでしょうか。ここでは、Faciloを導入して追客業務の効率化に成功した2社の事例を紹介します。

株式会社ES&Company(TOWERZ)

大阪市の中心部で、タワーマンションに特化した仲介を展開する株式会社ES&Company(TOWERZ)は、富裕層の顧客に対してスピードと質の高い対応が求められていました。

しかし、物件情報の帯替えやメール作成に1件あたり約30分かかり、顧客への対応時間を圧迫していました。

Facilo導入後は、自動帯替え機能とテンプレートを活用してメール作成を約10分短縮。わずかな時間差でも競合より先に情報提供できるようになり、返信率・来店率の向上につながりました。

さらに、マイページの閲覧ログ通知で追客のタイミングをつかみやすくなり、営業担当者のモチベーションアップにもつながっています。洗練されたマイページはブランディングにも役立ち、信頼獲得にも成功しました。

参照:Facilo導入事例「株式会社ES&Company(TOWERZ)

株式会社永大ハウス工業

宮城県で12店舗を展開する株式会社永大ハウス工業は、知名度向上に伴い反響数が増加。1人の営業担当が3か月間で最大100名の顧客を担当することもあり、大量の顧客管理に限界を感じていました。

紙資料を用いた提案や追客も非効率で、対応漏れが発生することもあったほどです。

Faciloの顧客ログ機能を活用することで、見込み度の高い顧客を見分けられるようになり、効率的な追客が実現しました。マイページを活用した物件提案により、これまで3〜4回必要だった商談が1回で成約するケースも出てきたのです。

紙資料の整理作業がゼロになり、追客漏れもなくなりました。社内では「Faciloった?」という言葉が動詞化するほど日常業務に溶け込んでおり、5アカウントでのスモールスタートから1か月で、全12店舗への導入が決定しました。

参照:Facilo導入事例「株式会社永大ハウス工業

追客システムに関するよくある質問

ここでは、追客システムの導入を検討する際によくある質問について回答します。

  • Q1. システム導入には高額な費用がかかりますか?
  • Q2. 小規模な不動産会社でも導入するメリットはありますか?
  • Q3. 既存の顧客管理ツールと併用できますか?
  • Q4. 営業担当者がITに詳しくなくても使えますか?

Q1. システム導入には高額な費用がかかりますか?

機能や規模によりますが、初期費用と月額費用がかかるのが一般的です。月額数万円から始められるシステムもあれば、大規模な組織向けに月額数十万円かかるものもあります。

一見コストのように感じられますが、事務作業時間の削減や成約率向上による利益増加を考慮すれば、十分な投資対効果が得られるケースがほとんどです。まずは必要な機能に絞った小規模プランから始め、成果を確認してから拡張する方法もあります。

Q2. 小規模な不動産会社でも導入するメリットはありますか?

小規模な会社だからこそ、限られた人員で効率的に追客を行う必要があります。追客システムを活用すれば、少人数でも漏れなく顧客フォローができ、成約機会を最大化できるからです。

費用対効果を考慮しながら、自社の規模にあったプランを選ぶとよいでしょう。

Q3. 既存の顧客管理ツールと併用できますか?

多くの追客システムは、ポータルサイトや既存のCRMとの連携機能を備えています。ただし、連携可能な範囲はシステムによって異なるため、導入前の確認をおすすめします。

情報が分散すると逆に効率が下がる場合もあるため、一元管理できるシステムを選びましょう。

Q4. 営業担当者がITに詳しくなくても使えますか?

直感的に操作できる画面設計のシステムであれば、ITに詳しくない方でも問題なく使えます。導入時の研修やサポート体制が充実しているシステムを選ぶと、スムーズに運用を開始できるでしょう。

不動産業界に特化したシステムであれば、業務フローに沿った設計になっているため、より使いやすくなっています。

まとめ|追客システムの活用で営業効率と成約率を高めよう

不動産の追客は、問い合わせから成約までの検討期間が長いものです。だからこそ、顧客との接点を維持し、信頼を積み重ねる営業活動が欠かせません。

追客システムを活用すれば、対応漏れを防ぎながら初動対応も速くなり、成約率が向上します。さらに、担当者の経験や勘に頼っていた追客を仕組み化できるため、属人化を抑え、チーム全体の生産性も高められます。導入コストや定着までの手間はかかりますが、それ以上の効果を見込めるでしょう。

競争が激化する中で「選ばれる不動産会社」であり続けるには、自社の課題にあった追客システムの導入を検討することが重要です。

Facilo(ファシロ)」は、不動産業の売上拡大・業務効率化を実現する営業支援システムです。

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