不動産業の顧客管理をエクセルで行う手順｜効率化する方法も紹介

顧客が増えると、不動産の現場では「連絡漏れ」「対応履歴の未共有」「引き継ぎの遅れ」が起こります。

その解決策として、おすすめなのがエクセルの活用です。エクセルなら、項目を整理して入力ルールを統一すれば、実用的な管理体制を構築できます。追加費用を抑えて始められるのも利点でしょう。

この記事では、顧客管理が煩雑になり業務に支障を感じている不動産会社の担当者に向けて、エクセルで顧客管理を進める手順を解説します。あわせて、つまずきやすい注意点やエクセルより効率的なツールの活用法も紹介しますので、参考にしてください。

不動産の顧客管理をエクセルで行う手順

不動産会社の顧客管理は、反響対応、追客、内見調整、契約状況の管理と範囲が広いため、情報の整理と記録が欠かせません。その際、エクセルなら低コストで導入できるうえ、項目を柔軟に設計できます。

しかし管理項目や運用ルールが曖昧だと、情報の抜け漏れと重複が増え、担当者ごとの属人化が起こります。エクセルで顧客管理を始める場合、「正しい作り方」と「明確な運用フロー」が重要です。

ここでは、エクセルで顧客管理を始める具体的な手順を、4つのステップに分けて解説します。

①管理する顧客情報の整理（項目）

まずは、自社の営業フローにあわせて管理すべき顧客情報の項目を洗い出しましょう。最低限必要な項目として、以下が挙げられます。

さらに、顧客属性によって項目を分ければ管理の精度が高まります。

あわせて「追客必要度」「次回対応日」も入れると、フォローの抜けを防げます。項目を増やしすぎると入力負担が増えるため、必要最小限から始めて運用にあわせて調整してください。

②顧客管理シートの作成（関数・条件付き書式）

管理項目が決まったら、次はエクセルの関数や条件付き書式を使ってシートを作成し、手作業の負担を減らす仕組みを整えます。

ここでは、顧客管理に役立つ関数を4つ紹介します。

顧客リストと対応履歴を別シートに分け、関数で連動させると更新は1回で済みます。二重入力や修正漏れを防げるため、日々の作業が楽になるでしょう。データの正確性も保てます。

③入力ルール・必須項目の設定（マニュアル）

エクセル管理では入力ルールを揃えないと、データが乱れて検索や集計が正確にできません。日付、電話番号、担当者名は入力形式を決め、プルダウンを使うと表記ゆれを抑えられます。

新任スタッフでも迷わず運用できるよう、入力マニュアルやサンプルを用意することも大切です。未入力は警告が出る設定にすると管理精度が上がります。

④顧客データの入力・運用（顧客管理）

顧客管理シートが整ったら運用のフェーズです。反響が入ったら即時入力し、担当者を割り当てて対応漏れを防ぎます。

追客履歴と次回アクションを都度記録し、顧客ステータスを最新に保ちましょう。「見込み度」「進捗状況」で区分すると、優先順位を付けられます。

また、定期的にデータを見直し、古い情報の整理と分析も行います。共有フォルダの運用ルールを明確にし、データが分散しない仕組み作りも忘れてはいけません。

不動産の顧客管理をエクセルで行うメリット

エクセルは導入コストがほとんどかからず、扱える人が多い点で導入のハードルが低いツールです。

ここからは、エクセル管理のメリットを5つの視点で整理します。

導入コストが少ない

すでにエクセルを利用している企業なら、追加投資なしで顧客管理を始められます。Excel Onlineを使えば、共有を含めてすぐ運用に入れるでしょう。

開業直後や少人数の不動産会社でも、予算をかけずに顧客情報を整理し、問い合わせ対応や追客を管理できるのが魅力です。まずエクセルで顧客管理を始め、必要に応じて専用システムへ移行する判断もできます。

カスタマイズ性が高い

顧客情報・反響情報・進捗管理など、自社の業務フローにあわせて項目を追加・変更できます。次のように、シートを役割別に分ける運用も可能です。

• 問い合わせ一覧
• 追客リスト
• 商談履歴

会社ごとに業務フローが異なる不動産業では、柔軟に設計できる点が強みです。

従業員が習得しやすい

エクセルは日常業務で使う機会が多く、導入後の教育負担を抑えられます。基本的な入力ができれば、新入社員やアルバイトでも短期間で顧客管理シートの運用を任せられるでしょう。

新ツール導入時に起こりがちな「覚えるまで業務が止まる」リスクを減らし、運用を立ち上げやすい点も利点です。

関数の使用で作業効率が向上する

VLOOKUP、XLOOKUP、IFなどの関数を使うと、データ照合や抽出を短時間で行えます。例えば、追客期限が迫っている顧客や対応ステータスを自動で色分けすると、対応漏れを未然に防ぐことが可能です。

照合や集計を関数で置き換えると、入力と確認の手間が減り、顧客対応に回す時間も確保できます。

ピボットテーブルでデータ分析が容易になる

ピボットテーブルを使うと、問い合わせ件数や成約率、追客状況をドラッグ操作で簡単に集計・可視化できます。エリア別や担当者別に数字を切り分けられるため、「どのエリアが好調か」「フォローが必要な担当者は誰か」といった改善点が一目で把握できます。

集計作業の負担を減らし、データに基づく営業戦略や経営判断につながるのも大きなメリットです。

不動産の顧客管理をエクセルで行うデメリット

エクセルは手軽な一方で、顧客管理に本格利用すると限界もあります。データが増えたり複数人で運用したりすると、更新漏れやファイル破損、共有ミスなどのトラブルが起こりかねません。

不動産会社がエクセルで顧客管理する際のデメリットを把握し、対策を考えておきましょう。

入力ミスや管理ミスが発生しやすい

手入力が中心のエクセル管理では、どうしても誤入力や入力漏れなどのヒューマンエラーが起こります。シート間の整合性が崩れると、顧客データの誤認にもつながります。

専用システムのようなチェック機能がないため、誤りを発見するまでに時間がかかるケースも少なくありません。データの正確性を保つには二重チェックなどの運用上の工夫が必要です。

複数人での同時編集が難しい

エクセルは個人作業に向いたツールのため、複数人で同時編集すると上書きや更新のミスが起こりやすい点が課題です。担当者ごとにファイルをコピーして運用すると、同じ顧客情報が別々に更新され、どれが最新版か分からなくなる状況も起こります。

共有フォルダで1つのファイルを運用しても、誰かが編集中は他の人が編集できないなど制限のかかる場合があります。複数の担当者がそれぞれ異なる時間帯に作業を行う不動産の現場ほど、情報共有の遅れは、対応漏れや引き継ぎミスを招くでしょう。

データ量が増えると動作が重くなる

顧客数や物件数が増えるほどエクセルのシートが重くなり、作業効率が下がります。複雑な関数やシート連携を多用すると、ファイル破損のリスクもあります。

動作の遅延は日々の入力や分析作業のストレスになり、業務全体のスピードダウンにつながるため注意が必要です。

セキュリティ対策が不十分になりやすい

ファイルにパスワードを設定しても、情報漏えいリスクを完全には抑えられません。メール添付やUSBメモリでの持ち出しなど、セキュリティ事故が起きやすい運用になる傾向にあります。

顧客情報を扱う以上、厳格な社内ルール整備が必須です。ただし、エクセル単体では統制が取りにくい点を認識しておきましょう。

データ破損・紛失リスクが高い

エクセルの顧客管理は1つのファイルに情報が集中するため、ファイルが破損すると復旧が難しく、業務が止まるリスクがあります。バックアップが不十分だと、誤削除や保存忘れが致命的なトラブルになる可能性もあるのです。

特にローカル保存の場合は、PCの故障や紛失・盗難でデータを丸ごと失うおそれもあります。顧客資産を守る観点からも、リスク管理は欠かせません。

不動産の顧客管理でエクセルを使う際のポイント

エクセルは工夫次第で、不動産の顧客管理を効率化し、情報共有もスムーズにできます。ただし、ルールが曖昧だったり、入力項目が不明瞭だったりすると、データの精度が下がり引き継ぎミスや属人化を招くでしょう。

ここでは、エクセルを顧客管理に活用する際に押さえておきたい5つのポイントを解説します。

顧客情報項目の統一と入力ルールの設定

管理する情報項目を明確に統一すれば、データの整合性を保てます。入力形式についても、全角・半角の統一、日付の形式、カタカナ表記などをあらかじめ決めておけば、検索や並び替えがスムーズです。

＜記載のルール例＞

• 氏名（山田 太郎）：全角統一。苗字と名前に半角スペースを入れる
• 日付形式：20251225など数字で統一
• 住所：都道府県名から入力
• 電話番号形式：ハイフンを入れない

入力ミスを防ぐために、プルダウンメニューや入力規則を設定すれば、担当者のスキルに依存しません。誰が使っても同じ品質でデータを管理できます。

シート構造を整理し使いやすいデザインにする

顧客管理シートは、1行目に項目名を並べ、2行目以降に顧客情報を1件ずつ入力する形が基本です。顧客情報は項目が多くなりやすいため、「ウィンドウ枠の固定」で見出しを常に表示すれば確認しやすくなります。

顧客一覧、対応履歴、物件情報などのシートを役割ごとに分ければ、管理と検索が容易です。色分けや罫線を活用して視認性を高めることで、日々の更新作業のストレスを軽減できます。

関数やテンプレートを活用して作業を標準化する

VLOOKUPやXLOOKUP、IF、COUNTIFなどの関数を組み合わせれば、反響数や対応状況の集計を自動化でき、手作業によるミスを減らせます。顧客シートをテンプレート化し、新規顧客登録の流れを統一すると、属人化を防いだ運用の安定化を図れるでしょう。

定期的な更新作業も関数で仕組み化することで、担当者の作業負担を大幅に減らせます。

バージョン管理とバックアップを徹底する

エクセルはデータ破損や上書き事故が発生しやすいため、ファイル名に日付を入れ、Ver1.0、Ver1.1のように版数管理を行います。

バックアップを社内のサーバーだけでなく、クラウドや外部ストレージにも保存しておくと、突然のトラブル時でも復旧可能です。編集権限を適切に分ければ、誤削除や操作ミスによるデータ損失を防げます。

セキュリティ設定を適切に行う（パスワード・共有権限）

顧客情報は個人情報に該当するため、ファイルにパスワードを設定し、アクセスできる人を限定しなければなりません。共有フォルダに置く場合は、閲覧のみ可能な権限と編集可能な権限を分け、情報漏洩のリスクを最小限に抑えます。

社外とのメール送付時にはクラウドストレージの共有リンクを活用するなど、安全な情報管理を徹底しましょう。

不動産の顧客管理でエクセルを使う際の注意点

エクセルは手軽な顧客管理ツールですが、運用を誤るとデータ漏えい・管理ミス・業務停滞の原因になります。

安全性と効率性を両立するためにも、以下4点を踏まえて運用しましょう。

チェック体制の構築

データ入力時の誤りを防ぐため、担当者任せにせず、ダブルチェックやチェックリストを導入し精度を担保する体制が必要です。

特に氏名・連絡先・成約状況などの重要項目については、確認フローを明確にしてください。担当者だけに依存しない仕組みを作ることがトラブル防止につながります。

定期的にデータを見直し、重複データの統合や誤入力の修正、未入力項目の確認を行いましょう。常に情報の鮮度と正確性を維持するよう努めます。

同時編集の制限

エクセルは構造上、同時編集に弱いため、複数人が同時に操作すると不具合がおきます。上書き保存の際にデータが消えたり、ファイルが破損したりするリスクがあるのです。

共有フォルダを利用する場合でも、「誰がいつ編集するか」のルールを決め、編集担当者を明確にするなど、運用ルールを徹底します。同時編集が頻繁に発生し業務に支障が出るようであれば、クラウドツールへの移行を検討しましょう。

バックアップ対策

PCの故障やウイルス感染、誤操作によるデータ消失は予測できないため、定期的なバックアップが欠かせません。日次・週次など複数世代で残すと、万が一ファイルが破損しても直近の状態に復元できます。

保存場所もローカルディスクだけでなく、外付けHDDやクラウドストレージとの併用がおすすめです。災害・トラブル時にもデータを守れるよう安全性を確保しましょう。

属人化を回避

管理方法が担当者ごとに異なると、担当変更や退職時の引き継ぎが困難になり、顧客対応の遅れや漏れといった業務停滞につながります。入力ルール、ファイル構造、フォルダの命名規則などをマニュアル化して統一し、誰でも同じように扱える仕組みを整えましょう。

属人化を防げば、スタッフの急な休暇時にも他のメンバーがフォローに入り、組織としての対応力を維持できます。

エクセル以外で不動産の顧客管理を効率化する方法

不動産の顧客管理は、問い合わせ対応から内見調整、契約後フォローまで範囲が広く、エクセルだけでは対応漏れのリスクが高まります。物件数や顧客数が増えるほど、手作業での管理には限界が生じ、業務効率を低下させる原因にもなります。

こうした課題を解決するには、CRM（顧客管理システム）で情報を一元化し、自動化できる部分を増やす方法も有効です。

不動産顧客管理システムについて詳しく知りたい方は、こちらの記事を参考にしてください。
⇒不動産顧客管理システム（CRM）の選び方とおすすめツール

例えば、不動産業務に特化したクラウドツール「Facilo（ファシロ）」は、顧客情報と物件情報を紐づけて一元管理し、顧客ニーズに合った物件提案が可能です。

顧客ごとに自動生成される「お客様マイページ」で比較・検討を効率化できるほか、成約率200％増の実績や、全国1500店舗以上の導入実績もあります。

営業担当者の負担を減らしながら、顧客体験の改善まで可能です。より高度な顧客管理を目指す企業にとって有力な選択肢となります。

エクセルよりCRM（顧客管理システム）が適しているケース

エクセルは柔軟に使える反面、顧客数が増えたり担当者が複数になったりすると、管理が追いつかない課題が出ます。

特に不動産業では「追客」「フォロー」「案件管理」「反響管理」など動的なデータが多く、静的な管理が得意なエクセルでは限界を迎えやすいでしょう。

こうした場合、専用のCRMを導入すれば管理精度と営業効率が飛躍的に向上します。ここでは、CRMの導入を検討すべき4つの具体的なケースを紹介します。

顧客数や案件数が増え管理が複雑化してきた

エクセルはデータ量が増えるほど動作が重くなり、管理が煩雑になりやすい特性があります。顧客ステータスや案件進捗を一覧で把握するには、CRMの方が構造化されていて効率的です。

検索・抽出・一覧化が自動化され、担当者全員が最新データをすぐ確認できる環境が整います。

複数人が同時に顧客管理データを操作する必要がある

前述の通り、エクセルは同時編集に弱く、データの上書きやバージョン衝突などのトラブルが頻発するリスクがあります。

CRMならクラウド上でデータベースが一元管理されているため、複数担当者がリアルタイムで編集でき、変更履歴も自動で残るため安心です。営業チーム全体での情報共有がスムーズになり、引き継ぎ漏れも防げます。

追客・フォローを自動化し営業効率を高めたい

エクセルでは追客日やフォロー履歴を手動で管理し、自分でリマインダーを設定する必要があります。そのため、どうしても抜け漏れが発生しやすいのが現状です。

一方、CRMには自動リマインド機能やステップメール配信機能、顧客の行動に応じたアラート機能などが搭載されているものが多くあります。担当者の記憶や手作業に頼らず、適切なタイミングでアプローチでき、営業効率が高まるでしょう。

広告効果や反響データを分析し改善につなげたい

エクセルでの広告分析は、媒体ごとの反響データを手入力で行う必要があり、更新漏れや集計ミスが起こりやすい作業です。

CRMを導入すれば、「どのポータルサイトや広告から何件反響があり、そのうち何件が成約に至ったか」が自動で可視化されます。正確なデータに基づいて費用対効果を分析できるのが利点です。効果の高い広告媒体への予算配分や、無駄な広告費の削減といった経営判断に役立ちます。

不動産の顧客管理をエクセルで行う際によくある質問

ここでは、不動産の顧客管理をエクセルで行う際によくある質問を紹介します。

• Q1. エクセルで顧客管理を始める際、最低限必要な項目は何ですか？
• Q2. エクセルでの顧客管理と専用CRMの違いは何ですか？
• Q3. エクセルからCRMへ移行する際、データの引き継ぎはできますか？

Q1. エクセルで顧客管理を始める際、最低限必要な項目は何ですか？

最低限必要なのは、次のような項目です。

• 顧客番号
• 氏名
• 連絡先（電話番号・メールアドレス）
• 問い合わせ種別
• 希望条件
• 対応履歴

これらに加えて、売買・賃貸といった取引種別、追客必要度、次回対応日などを設定すれば、営業活動がよりスムーズに進みます。

Q2. エクセルでの顧客管理と専用CRMの違いは何ですか？

エクセルは低コストで自由度が高い反面、複数人での同時編集やデータ分析機能に限界があります。一方、CRMは顧客管理に特化した機能が充実しており、追客の自動化や広告効果の分析、チーム全体での情報共有がスムーズです。

顧客数が増加する、より高度な管理が必要になるなどの段階でCRMへの移行を検討しましょう。

Q3. エクセルからCRMへ移行する際、データの引き継ぎはできますか？

多くのCRMツールには、CSV形式などデータインポート機能があり、エクセルで管理していた顧客データを一括で取り込めます。

移行前にエクセル側のデータ整理（表記ゆれの修正や項目の統一など）を行っておくと、移行後の運用がよりスムーズです。

まとめ｜エクセル管理の限界を感じたら専用ツールの検討を

不動産会社におけるエクセルでの顧客管理は、コストを抑えて手軽に始められる方法です。適切な項目設定と運用ルールを徹底すれば、小規模な組織では十分に機能します。

一方で、顧客数の増加や組織拡大に伴い、入力負担、共有の難しさ、セキュリティリスクなどの課題が出てきます。

エクセル運用の限界を感じた時は、不動産仲介業務に特化したクラウドツール「Facilo（ファシロ）」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。Faciloなら、顧客情報と対応履歴を一元管理でき、提案や追客をスムーズに進められます。顧客体験の向上にもつながるため、成約率アップを目指す企業にも有効です。

まずは資料請求やお問い合わせで具体的な活用イメージを確認してみてください。