不動産の物件管理システムとは？機能や選び方・おすすめツールを紹介

不動産業務は、物件情報の管理から顧客対応、契約書類の作成、入金確認まで多岐にわたります。その煩雑さに頭を悩ませている担当者も多いのではないでしょうか。

そこで役立つのが「不動産物件管理システム」です。単なる業務効率化だけでなく、顧客満足度の向上や成約率アップといった経営課題の解決にもつながります。

この記事では、不動産物件管理システムの基本から、代表的な機能、メリット・デメリット、自社に合った選び方まで解説します。実際に導入して成果を上げた企業の成功事例も紹介するので、参考にしてください。

不動産物件管理システムとは？

不動産物件管理システムとは、不動産会社が取り扱う物件情報、顧客情報、契約情報などを一元管理し、業務全体の効率化を支援するシステムです。

従来、多くの不動産会社では紙の台帳やエクセルで情報を管理していました。しかし、この方法では情報の更新に手間がかかるだけでなく、部署間での共有が遅れたり、転記ミスが発生したりするリスクがありました。

不動産物件管理システムを導入すれば、賃貸・売買・管理・広告などの業務データを一つのシステムに集約可能です。仲介部門と管理部門など、複数の部署・担当者が同じデータを共有できるため、情報の重複登録や人的ミスを未然に防げます。

不動産物件管理システムの役割

不動産物件管理システムの主な役割は、次の通りです。

近年では、外部の不動産ポータルサイトとの連携や、電子契約機能、AIによる価格査定など、より高度な機能を備えたシステムも増えています。

不動産物件管理システムの機能

不動産物件管理システムには、物件情報の管理だけでなく、集客から契約、入居後の管理まで一本化するさまざまな機能が搭載されています。

ここでは、代表的な機能について詳しく解説しましょう。

物件・建物の情報管理

物件情報管理は、物件の基本情報をまとめて管理する機能です。

• 所在地
• 間取り
• 築年数
• 設備
• オーナー情報

次のような関連資料も紐付けて一元管理できます。

• 物件の写真
• 図面
• 入退去状況
• 修繕履歴
• 契約書

更新情報はシステム上で即座に反映されるため、チーム全体で常に最新の空室状況や物件状態を共有できます。

広告の作成･出稿

集客に欠かせない広告業務を効率化する機能です。システムに物件情報を登録するだけで、店頭図面やチラシを簡単に作成できます。

登録した物件情報を使って各ポータルサイトのフォーマットに自動変換し出稿できるシステムもあり、作業時間を大幅に短縮可能です。

掲載後の反響数やアクセス数の分析機能も備わっており、効果的な媒体を検証するなど広告戦略の改善に役立てられます。

顧客情報の管理

顧客管理は、顧客ごとの対応状況を可視化する機能です。

• 氏名
• 連絡先
• 問い合わせ
• 希望条件
• 提案履歴
• 内見
• 申込
• 契約
• 過去のやり取り

担当者が変わってもスムーズに引き継ぎができるほか、過去のやり取りを踏まえた的確なフォローができます。結果として、顧客満足度の向上につながるでしょう。また、見込み顧客に対して条件に合う物件情報を自動で送るステップメール機能や、DM配信機能を搭載しているシステムもあり、追客業務の自動化も進められます。

客付け情報の管理

賃貸仲介において重要な、入居希望者と物件のマッチング情報を管理する機能です。リアルタイムで空室状況を更新・公開することで、電話対応の手間を減らしながら、機会損失を防ぎます。

また、どの仲介会社からどれくらいの紹介があるかを分析し、業者間連携の強化に活用できます。

電子契約

近年急速に普及している電子契約に対応した機能です。賃貸借契約書や重要事項説明書、領収書などを電子データとして作成し、オンライン上で署名・締結まで完結できます。締結済みの書類はシステム内で安全に保管され、いつでも閲覧可能です。

ペーパーレス化により、印紙税の削減や郵送コストのカット、契約書の保管スペース削減を実現できるのがメリットでしょう。遠方の顧客とも非対面で契約を完結でき、手続きの利便性が大幅に向上する点も魅力です。

賃貸管理

入居後における以下の業務を一括して管理する機能です。

• 毎月の家賃の入金確認
• 滞納者への督促管理
• 契約更新の案内
• 解約時の退去精算

銀行データと連携した自動入金照合や、オーナーへの送金明細書の自動作成機能により、経理・送金業務の負担を大幅に軽減。また、入居者専用アプリと連携し、修繕依頼や更新手続きの連絡をチャットで行えるシステムもあり、電話対応の削減にも役立ちます。

売買取引の管理

売買仲介における一連のプロセスを管理する機能です。

• 査定依頼
• 物件調査
• 媒介契約
• 商談履歴
• 売買契約
• 引渡しまでの進捗状況

案件ごとのステータスや担当者の動きを可視化し、組織的な営業活動を支援します。過去の取引事例と成約価格のデータを蓄積することで、精度の高い査定や営業提案に活用できる点もメリットです。

クラウド型であれば複数店舗間での情報共有も容易で、顧客の紹介や案件の重複防止にも役立ちます。

不動産物件管理システムの種類

不動産物件管理システムの提供形態は、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。それぞれに特徴やメリット・デメリットがあるため、自社の規模や予算、運用体制にあわせて最適なタイプを選ぶことが重要です。

クラウド型

クラウド型は、インターネット上のサーバーを利用するタイプで、多くの不動産会社で主流となっている形態です。インターネット環境があれば、PCだけでなくスマホやタブレットからもアクセスでき、外出先での物件確認や在宅ワークにも柔軟に対応できます。

自社でサーバーを用意する必要がないため、初期費用を抑えて短期間で導入可能です。法改正への対応や機能追加などのアップデートはベンダー側が行い、常に最新の状態で利用できます。

初期投資を抑えたい企業や、スピーディーに導入したい企業に向いているといえるでしょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社内にサーバーなどの機器を設置し、システムを構築・運用するタイプです。

カスタマイズ性が高く、大手企業や独自システムを求める法人に向いています。自社ネットワーク内でデータを管理するため、外部からのアクセスを遮断しやすく、セキュリティポリシーが厳しい企業にも適しているでしょう。

ただし、サーバーの購入費や構築費など初期費用が高額になりやすく、保守・運用やセキュリティ対策を自社で行う必要があります。

不動産物件管理システムを導入するメリット

不動産物件管理システムの導入は、現場の業務負担や人手不足を解消するだけでなく、収益性や顧客満足度の向上にも直結します。

ここでは、具体的な導入メリットを詳しく見ていきましょう。

業務の効率化

最大のメリットは、圧倒的な業務効率化です。物件情報、契約情報、顧客データなどを一元管理することで、情報の検索や確認にかかる時間が大幅に短縮されます。

一度入力したデータは、チラシ作成、契約書作成、ポータルサイト出稿などさまざまな業務で再利用できるため、二重入力の手間がなくなります。入金管理や更新業務などのルーティンワークを自動化すれば、スタッフはより付加価値の高い業務に集中できるでしょう。

収益の向上

業務効率化で生まれた時間を営業や顧客フォローに充てられるため、追客の頻度・質が高まり、成約率アップが期待できます。

空室情報のリアルタイム更新による機会損失の防止や、広告効果の分析による集客コストの最適化も収益向上に寄与します。滞納管理や更新手続き漏れの減少により、入金遅れや取りこぼしを抑え、安定したキャッシュフローの維持につながるでしょう。

人的ミスの削減

手作業による業務フローでは、どうしても入力ミスや確認漏れが発生しがちです。システムを導入すれば、契約更新時期や入金期日などを自動でアラート通知してくれます。うっかりミスを未然に防げるでしょう。

計算が必要な書類作成や複数のシステムへの転記作業も自動化されるため、正確性が格段に向上します。ミスによるトラブル対応の時間を削減できる点も大きなメリットです。

顧客やオーナーへの対応力向上

システムを使えば、顧客からの問い合わせに対して担当者が誰であっても過去の履歴を見ながら即座に的確な回答ができます。「担当者しかわからない」という状況を解消し、スムーズな対応を実現するでしょう。

入居者アプリやオーナー専用のマイページ機能を持つシステムなら、電話や郵送を使わずにチャットやWeb上でコミュニケーションが完結。報告業務のスピードが上がり、オーナーへの透明性の高い報告が可能になることで、信頼関係の強化につながります。

データ分析による経営判断の高度化

システムには日々の業務データが蓄積されていきます。これらを分析することで、成約率、空室率、広告媒体ごとの費用対効果、営業担当者ごとの成績などを数値で正確に把握できます。

例えば、反響の多いエリアや物件条件を分析して仕入れを強化したり、効果の低い広告媒体を見直したりと、具体的な改善アクションにつなげられるでしょう。感覚や経験に頼るのではなく、客観的なデータに基づいた経営判断や戦略立案につながります。

セキュリティ強化

顧客の個人情報や契約書類など重要情報を扱う不動産業界において、セキュリティ対策は不可欠です。紙での管理は紛失や盗難のリスクがありますが、システム管理であればアクセス権限の設定やログ管理により情報漏洩を防止できます。

特にクラウド型の場合、データセンターでの厳重な管理や定期的なバックアップ、通信の暗号化など、自社で対策するよりも高度なセキュリティ環境を利用可能です。災害時のデータ消失リスクへの備え（BCP対策）としても有効でしょう。

労働環境の改善

業務の自動化・効率化は、長時間労働の是正や残業時間の削減に直結します。クラウド型システムであれば自宅や外出先からでも業務ができるため、テレワークなどの柔軟な働き方を進められるのも利点です。

無駄な作業が減り、本来注力すべき顧客対応や営業活動に時間を使えれば、従業員のモチベーションアップと働きがいの向上にもつながるでしょう。結果として、離職率の低下や優秀な人材の確保にもよい影響を与えます。

不動産物件管理システムを導入するデメリット

不動産物件管理システムの導入には、コスト負担や運用の定着などの課題も伴います。操作に慣れる必要があり、システム障害のリスクもあるでしょう。メリットだけでなくデメリットも理解したうえでの導入が求められます。

初期費用・定額料金の負担

システム導入にはコストがかかります。クラウド型であれば初期費用は比較的安価な一方で、月額利用料（ランニングコスト）の支払いが必須です。利用人数や管理戸数、オプション機能の追加によって費用が増加する場合もあります。

オンプレミス型の場合は、サーバー購入やソフトウェア開発などの初期投資が高額になりがちです。導入による業務効率化や売上アップの効果がコストを上回るかどうか、慎重にシミュレーションする必要があります。

導入作業と運用定着の手間

新しいシステムを導入する際は、初期設定や既存データの移行作業に多くの時間と労力を要します。特に、紙やエクセルで管理していたデータをシステム用に整備し直すために、短期的には負荷が増えるでしょう。

導入直後は操作に慣れず、一時的に業務効率が落ちることもあります。従業員への操作研修やマニュアル作成、運用ルールの徹底など、現場に定着させるための教育コストも考慮しなければなりません。

カスタマイズへの制約

特にクラウド型システムの場合、パッケージ化された機能を利用するため、拡張性や連携範囲は制限されると考えられます。自社の業務要件に合致するか事前に確認し、場合によっては業務フローを見直すか、ある程度の妥協が必要になるケースもあるでしょう。

どうしても譲れない機能がある場合は、カスタマイズ可能なプランやオンプレミス型の検討が必要ですが、その分コストは高くなります。

システム障害・通信トラブルのリスク

クラウド型システムはインターネット環境に依存するものです。通信障害やサーバーダウンが発生すると、システムの不具合により業務がストップするリスクがあります。

ベンダー側の障害時の復旧手順を確認するとともに、万が一に備えて業務継続計画（オフラインでの対応手順など）を定めておくことが重要です。

不動産物件管理システムの選び方

市場には数多くの不動産物件管理システムが存在し、それぞれ機能や特徴が異なります。価格だけでなく、操作性・サポート体制・セキュリティなど総合的に評価することが、失敗しない導入につながるでしょう。

自社に必要な機能が備わっているか

不動産物件管理システムの主な機能には、次のようなものがあります。

• 物件管理
• 入居者管理
• 広告連携
• 売買管理
• 電子契約

まずは自社の業務課題を洗い出し、それを解決するために必要な機能を明確にしましょう。「賃貸管理を効率化したい」「売買仲介の成約率を上げたい」「集客を強化したい」など課題によって、選ぶべきシステムは変わります。

多機能なシステムは便利に見えても、使わない機能が多すぎると操作が複雑になり、コストも無駄になります。初期は、必要な機能が過不足なく揃っていれば充分かもしれません。将来的な事業拡大にあわせて、機能追加ができるかを確認しましょう。

視認性や操作性が高いか

毎日使うシステムだからこそ、画面の見やすさ（UI）や使いやすさ（UX）は非常に重要です。ITツールに不慣れなスタッフでも直感的に操作できるか、入力画面の遷移はスムーズかなどをチェックしましょう。

また、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットでの表示と操作性も確認ポイントです。外出先での利用が多い営業担当者にとって、モバイル対応の良し悪しは業務効率に大きく影響します。

トライアル期間を活用し、実際の業務で使ってみるのがおすすめです。

導入しやすい価格帯か

初期費用、月額費用、オプション費用、サポート費用など、トータルコストで比較しましょう。単に安いだけでなく、費用対効果が見合うかの判断が大切です。

利用人数や物件数で料金が変動する従量課金制も多いため、将来的に規模が拡大した際のコストシミュレーションも行っておくと安心です。クラウド型とオンプレミス型のコスト差にも注意し、長期的な視点で判断しましょう。

サポート体制は万全か

ベンダーのサポート体制が充実しているかを確認します。

• 導入時の初期設定サポート
• データ移行サポート
• 運用開始後の操作説明
• 問い合わせ対応のスピード（電話やチャットの窓口があるか）
• 障害発生時の対応範囲と時間帯（365日・24時間対応か）

特にシステム導入に不安がある場合は、専任の担当者が付く手厚いサポートプランがあるサービスを選ぶとよいでしょう。

信頼性があるか

システムの導入実績や導入企業数、継続利用率などは、システムの信頼性を測る指標になります。実績が豊富なシステムは、ノウハウが蓄積されており、安定した運用が期待できるからです。

また、運営会社の経営基盤が安定しているか、事業継続性に問題がないかも確認しておきましょう。

セキュリティが強いか

大切な顧客情報や契約情報を預けるため、セキュリティ対策は妥協できないポイントです。通信の暗号化（SSL）・データのバックアップ体制・アクセスログの管理機能・二段階認証など、セキュリティ機能が実装されているかを確認しましょう。

クラウド型の場合は、利用しているデータセンターの信頼性や、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証などの取得状況もチェックポイントです。信頼性は、AWSやAzureなどの大手クラウド基盤を利用しているかで見極められます。

既存システムとの連携ができるか

すでに会計ソフトや顧客管理システム、電子契約サービスなどを利用している場合は、それらとデータ連携が可能かを確認します。API連携やCSVインポート・エクスポート機能があれば、システム間でデータをスムーズに受け渡せて、入力の手間を削減できます。

特にインボイス制度対応の会計ソフトとの連携は、経理業務の効率化に不可欠です。

将来性と継続性があるか

不動産業界を取り巻く環境や法規制は常に変化しています。新機能の追加や法改正への対応など、システムが定期的にアップデートされているかを確認してください。

開発スピードが速く、ユーザーの声を反映して改善を続けているシステムであれば、長期利用でも安心です。今後の事業拡大や拠点増加に備え、数年後もシステムが継続利用できるかを見極めましょう。

不動産物件管理システムの導入手順

不動産物件管理システムの導入をスムーズに進めるには、計画的な準備とステップが大切です。一般的な導入手順は次の通りです。

1. 自社の課題と導入目的を整理する
2. システムの要件をまとめる
3. 複数のシステムを比較・選定する
4. デモ導入（トライアル）を実施する
5. 社内の運用ルールを整備する
6. 導入準備（データ移行・初期設定）を行う
7. 使用者へ操作研修を実施する
8. 本稼働（運用開始）する

自社の課題と目的を明確にしたうえで、最適なシステム選定し、従業員への定着を促しましょう。

不動産物件管理システムの導入事例

実際に不動産物件管理システムを導入し、業務改善に成功した企業の事例を紹介します。

株式会社CORE

株式会社CORE（LIXIL不動産ショップ 中央林間店）は、帯替え作業や地図作成などの事務作業に膨大な時間がかかっていました。また、新人営業担当者の成約獲得にも課題を感じていました。

そこで、不動産コミュニケーションクラウド「Facilo」を導入。その結果、1回200件あたり30分かかっていた帯替え作業や、1顧客あたり1〜2時間かかっていた地図作成時間が、システムの自動化機能によりほぼゼロになりました。

担当者は、本来の営業活動に集中できるようになり、アポ率は約20%から35%に向上。成約ゼロだった新人営業担当者は、月1〜2件の成約をコンスタントに獲得できるようになりました。

顧客専用マイページでの丁寧な情報提供や、地図機能を活用したスムーズな案内が顧客から好評を得ています。

参照：Facilo導入事例「株式会社CORE｜LIXIL不動産ショップ 中央林間店」

一心エステート株式会社

一心エステート株式会社は、物件検索サイトの使いにくさや内見日程の調整連絡に時間を取られ、提案のスピード・質に課題がありました。

Facilo導入後は、物件抽出や図面ダウンロードなどの作業を効率化し、顧客対応に充てられる時間が約1.5倍に増加。その結果、1人の営業が並行して丁寧にフォローできる顧客数は10組から15組へ拡大しました。

さらに閲覧履歴などの行動ログを可視化し、興味関心に基づいた物件提案が可能に。スピーディーで質の高い提案を実現しています。

参照：Facilo導入事例「一心エステート株式会社」

不動産物件管理システムのおすすめツール

不動産業務では、顧客情報、物件情報、反響データ、契約履歴など膨大なデータを扱います。これらを紙やエクセルだけで管理するのは限界があり、多くの企業で不動産物件管理システムの導入が進んでいます。

中でも、業務効率化と顧客体験の向上に特化したツールとしておすすめなのが「Facilo（ファシロ）」です。一般的な物件管理機能に加え、顧客とのコミュニケーションを一元化・可視化する機能が搭載されています。

物件提案の自動化、顧客専用マイページの提供、行動ログ分析などの機能を備え、単なる事務効率化だけでなく成約率アップに直結する営業支援を実現します。クラウド型で導入もスムーズなため、DXを推進したい不動産会社に最適です。

不動産物件管理システムに関するよくある質問

ここでは、不動産物件管理システムに関するよくある質問を紹介します。

• Q1. 不動産物件管理システムの導入費用はどれくらいですか？
• Q2. クラウド型とオンプレミス型は、どちらを選ぶべきですか？
• Q3. システム導入後、どれくらいで効果が出ますか？

Q1. 不動産物件管理システムの導入費用はどれくらいですか？

不動産物件管理システムの導入費用は、システムの種類や機能によって大きく異なります。

• クラウド型かオンプレ型か
• 物件数
• 搭載機能
• 連携・移行の有無
• サポート体制

クラウド型の場合は初期費用が数万円～数十万円、月額費用は数千円〜数万円が一般的です。オンプレミス型の場合は、システム規模によって初期費用が数百万円以上かかることもあります。

利用人数や物件数、オプション機能によって費用が変動するため、複数社から見積もりを取り、比較検討することをおすすめします。

Q2. クラウド型とオンプレミス型は、どちらを選ぶべきですか？

自社の規模や予算、セキュリティ要件によって選択が変わります。初期費用を抑えたい、複数拠点で利用したい、スピーディーに導入したい場合はクラウド型が向いているでしょう。

一方、高度なカスタマイズが必要、自社でデータを完全管理したい、セキュリティ要件が特に厳しい場合はオンプレミス型が適しています。

Q3. システム導入後、どれくらいで効果が出ますか？

導入後1〜3か月程度で業務効率化の効果を実感し始めるケースが多いです。ただし、従業員の習熟度や運用ルールの整備状況によって異なります。

データ分析による経営判断の高度化や収益向上といった効果は、6か月〜1年程度の中長期的な視点で評価するとよいでしょう。

まとめ｜不動産物件管理システムで業務効率化と収益向上を実現しよう

不動産物件管理システムは、物件情報・顧客情報・契約情報を一元管理し、業務効率化と収益向上を実現する強力なツールです。導入により事務作業の負担軽減やミスの削減だけでなく、顧客対応スピードの向上とデータに基づいた営業戦略の立案が可能になります。成約率や売上のアップにつながるでしょう。
システムを選ぶ際は、自社の課題に合った機能、使いやすい操作性、充実したサポート体制などの比較検討が重要となります。

「事務作業に追われて営業時間が足りない」「顧客への提案品質をさらに上げたい」とお考えなら、「Facilo（ファシロ）」の導入がおすすめです。全国1,500店舗以上が導入しており、業務効率化と顧客満足度の向上を実現しています。

まずはFaciloのサービス資料をダウンロードして、その機能と効果を詳しくご確認ください。